Datenschutzhinweis für Kunden und andere Betroffene
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, unsere Kunden, gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden soweit erforderlich aktualisiert und unter www.wigol.de/de/Datenschutzhinweise veröffentlicht. Dort finden Sie auch unsere Datenschutzhinweise für Besucher unserer Webseite.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
WIGOL W. Stache GmbH
Chemische Fabrik
Geschäftsführer Michael Stache Dipl.-Betriebswirt (FH)
Textorstraße 2
67547 Worms
Telefon 06241 – 4141-0
Fax 06241 - 414141
E-Mail: kontakt [at] wigol.de
2. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
RA Armin Fladung
CAD - Institut für Compliance, Arbeitsrecht und Datenschutz
Postfach 14 01 52
D-67021 Ludwigshafen
Telefon 0621 – 685 833 57
E-Mail: cad [at] institut-cad.de
www.institut-cad.de
3. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden oder anderen Betroffenen erhalten.
Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen der WIGOL oder von sonstigen Dritten (z.B. einer Behörde, Kreditauskunftei) berechtigt übermittelt werden.
Konkret verarbeiten wir folgende relevante personenbezogene Daten:
• Stammdaten des Kunden und der von ihm genannten Ansprechpartner (z.B. Name, Anschrift und Kontaktdaten des Ansprechpartners, Bankverbindung)
• Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Aufträgen und Verträgen
• steuerrelevante Daten (Steueridentifikationsnummern)
• Korrespondenz mit dem Kunden
• Werbe- und Vertriebsdaten (z.B. für den Kunden potenziell interessante Produkte)
• Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen
• Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten, Scoring oder Ratingdaten, Herkunft von Vermögenswerten)
• Dokumentationsdaten (z.B. Qualitätsmanagement, Audits)
• sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
Wir verarbeiten damit personenbezogene Daten unserer Kunden sowie anderer Betroffener grundsätzlich nur, soweit dies zur Durchführung der Geschäftsbeziehung und der vereinbarten Inhalte und Leistungen erforderlich ist.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Kunden sowie anderer Betroffener erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Im Nachfolgenden informieren wir darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Daten unserer Kunden verarbeiten.
a. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt (z. B. Verkauf von Reinigungs- u. Desinfektionsmitteln, Dosiertechnik, Laboruntersuchungen) und können unter anderem Stammdaten erfassen sowie die Durchführung von Auftragsverhältnissen umfassen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach dem konkreten Produkt und den Vertragsunterlagen sowie Geschäftsbedingungen.
b. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.
Dies erfolgt zu folgenden Zwecken:
• Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. SCHUFA) zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken im Kreditgeschäft und des Bedarfs beim Pfändungsschutz- oder Basiskonto
• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache, - Werbung oder Markt- und Meinungsforschung soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten, - Risikosteuerung im Konzern
• Um ein effektives Beschwerdemanagement zu führen und dabei auf die Bedürfnisse unserer Kunden langfristig eingehen zu können; und unsere Standards zu verbessern,
• Maßnahmen für das Qualitätsmanagement und die Anpassung von Produkten an unsere Geschäftspartner sowie weitere Kunden der Lieferkette
Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Vertrieb, Vermeidung von Rechtsrisiken).
Soweit es der konkrete Zweck gestattet, verarbeiten wir Kundendaten pseudonymisiert oder anonymisiert.
c. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten innerhalb WIGOL) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
d. aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Zudem unterliegen wir als WIGOL diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören die Bewertung und Steuerung von Risiken.
5. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb von WIGOL erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese insbesondere das Bankgeheimnis wahren. Dies sind Unternehmen in den Kategorien produktionstechnische sowie produktionssichernde Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung sowie Vertrieb und Marketing.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Firma ist zunächst zu beachten, dass wir als Firma zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen.
Informationen über unsere Kunden dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, der Kunde eingewilligt hat oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:
• von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, Logistik und Druckdienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten
• Partner im Kreditkartengeschäft (z.B. American Express), - Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen
6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.
7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Vertrags- bzw. Dienstleistungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).
Daneben können sich für uns Zwecke aus handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflicht ergeben, wie z. B. Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Kreditwesengesetz (KWG), Geldwäschegesetz (GwG) und dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG). Die dort vorgegeben Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentationspflicht betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
8. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
9. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.
Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:
WIGOL W. Stache GmbH, Textorstraße 2, 67547 Worms, Tel. 06241-4141-0, E-Mail: keller [at] wigol.de